QR-Rechnung – Digitalisierung des Zahlungsverkehrs

| Christoph Gut

Die QR-Rechnung wird als nächster Schritt in der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs eingeführt. Hintergrund für die neue QR-Rechnung sind europäische Standardisierungen im Zahlungsverkehr. Der QR-Code soll diesen Anforderungen gerecht werden und die Zukunftsfähigkeit des Zahlungsverkehrs in und mit der Schweiz in einer globalen und digitalisierten Welt sichern. Damit werden im Laufe der Zeit der ESR-Einzahlungsschein und auch die anderen bekannten Einzahlungsscheine abgelöst.

Einführung in der Schweiz

In der Schweiz wurde die QR-Rechnung schrittweise ab dem 30.6.2020 eingeführt. Die gängigen Einzahlungsscheine können weiterhin gedruckt werden, da das Ende der Übergangsfrist bislang noch nicht definiert ist. Es wird zuweilen von Ende 2022 ausgegangen. Wir empfehlen jedoch, die Umstellung auf die QR-Rechnungen, respektive QR-Code, möglichst rasch umzusetzen, da alle Marktteilnehmer seit dem 30.6.2020 technisch ohnehin in der Lage sein sollten, QR-Rechnungen zu bezahlen.

Technische Informationen

Auf der QR-Rechnung wird es statt dem herkömmlichen Einzahlungsschein einen sogenannten Zahlteil geben. In diesem Zahlteil hat es einen QR-Code, der alle nötigen Informationen für die Zahlung enthält. Die Unternehmen können diesen Zahlteil selbst drucken und haben dabei eine freie Papierwahl. Der Ausdruck ist über jeden handelsüblichen Etiketten-, Tintenstrahl- oder Laserdrucker möglich.

Mit diesem neuen Verfahren wird die bisherige ESR-Nummer mit einer QR-IBAN Nummer ersetzt. Die QR-Referenzinformation, mit welcher der Zahlteil erstellt wird, löst die ESR-Referenznummer ab. Diese Zahlungsdetails werden vom Finanzinstitut des jeweiligen Unternehmens zur Verfügung gestellt. Es ist darauf hinzuweisen, dass die QR-IBAN Nummer die bisherige IBAN nicht ersetzt. Diese bleibt auch weiterhin gültig, da u.a. nicht jedes Unternehmen zuvor mit ESR-Einzahlungsscheinen gearbeitet hat. Die QR-IBAN wird nur für Bankverbindungen mit ESR-Einzahlungsscheinen generiert und ist somit als Zusatz zur bestehenden IBAN-Nummer zu verstehen.

Der QR-Zahlteil muss in Koordination mit der Rechnungssoftware und dem Finanzinstitut so implementiert werden, dass der Rechnungsdruck das Unternehmen weiterhin zeitlich entlastet. Damit die Umstellung reibungslos funktioniert, ist eine zeitnahe Kontaktaufnahme mit dem Softwarebetreiber des Rechnungsprogrammes empfehlenswert.

Als Unternehmen sind Sie auch Rechnungsempfänger und erhalten in vielen Fällen wohl bereits seit dem 1.7.2020 QR-Rechnungen. Diese Rechnungen können direkt über das Smartphone oder andere Lesegeräte bezahlt werden. Zahlungen können aber auch weiterhin manuell im E-Banking erfasst oder auf dem Postweg ausgeführt werden.

Die Conva Treuhand unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung der Digitalisierung Ihres Zahlungsverkehrs. Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.